Integritetspolicy

Hur vi behandlar dina personuppgifter

Vi på Ektena Redovisning följer dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation), som är gemensam för hela EU. Definitionen av personuppgifter är all information som går att kopplas till en enskild individ, som exempelvis namn, personnummer eller telefonnummer.

För att vi ska få behandla dina personuppgifter måste vi med stöd i denna lag finna en så kallad rättslig grund. Vårt uppdrag är att leverera tjänster inom ekonomi och redovisning och därför bygger vår behandling av personuppgifter på följande två grunder: “Samtycke” eller “Fullgörande av avtal”. Dessa innebär helt enkelt antingen att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna utföra ett avtal med Er eller att ni lämnat Ert samtycke till behandlingen. Vi vill att våra kunder ska känna sig trygga med att vi hanterar dessa uppgifter på ett säkert sätt och endast i de syften vi informerar Er om.

Inför och under uppdragets gång sparas och behandlas uppgifterna av oss och i de program som tillhandahålls av våra leverantörer samt till myndigheter såsom exempelvis Skatteverket, Försäkringskassan, Bolagsverket och banker. Det kan även finnas andra myndigheter som vi enligt lag (penningtvätt och finansiering av terrorism) är skyldiga att lämna uppgifter till.

Det är Ektena Redovisnings yttersta ansvar att se till så att de personuppgifter som lämnas till oss behandlas enligt gällande förordning och att informationen inte blir tillgängligt för obehöriga.

Du som kund har alltid rätt att se vilka personuppgifter vi har om Er samt begära att dessa uppgifter rättas om de skulle vara felaktiga.

Vårt arbete kring hållbarhet

• Våra tjänster kan alltid levereras digitalt, de genererar då inga fysiska leveranser. Även kundavtal och andra avtal hanteras digitalt. Det digitala arbetssättet är miljövänligt och innebär mindre papperskonsumtion och ett minskat resande vid exempelvis kunders inlämning av material.
• De programvaror som vi använder är moln-/webbaserade och designade för digitala processer med t ex faktura- och kvittotolkning, användning av appar och webb och digital inlämning av årsredovisningar och deklarationer.
• Kundfakturor skickas som e-fakturor eller som mejlade PDF-fakturor. Leverantörsfakturor tas emot som e-fakturor eller mejlade PDF-fakturor och nya leverantörer kontaktas för att ändra rutin från pappersfakturor till digitala fakturor.
• Våra medarbetare utbildar sig främst genom distanskurser och webbkurser, vilka innebär att de kan minimera resandet i samband med sin fortbildning.
• Vi byter löpande ut alla ljuskällor till LED.
• Våra tjänsteresor sker när det är möjligt till absolut största del med tåg i stället för bil/flyg.
• Vi källsorterar och återvinner allt som är möjligt.
• I våra inköp prioriterar vi miljövänliga och rättvisemärkta produkter.

• I vår rådgivning utgår vi från gällande skattelagstiftning och undviker att rekommendera kunderna upplägg som är otillåtna eller som ligger i gråzonen mellan det tillåtna och det otillåtna.
• Vi håller oss uppdaterade kring och arbetar löpande för att efterleva myndigheternas regelverk kring penningtvätt, mm.
• Vi utgår från ett demokratiskt och jämställt synsätt på kontoret.
• Vi jobbar för att motverka stress hos våra medarbetare och minska sjukskrivningar, bland annat genom bra villkor för föräldraledighet och möjlighet att flexa.
• Våra medarbetare har stora möjligheter till hybrida arbetsplatser, dvs att de själva väljer var de vill arbeta.
• Förmåner som motionstimme, massage, tjänstepension och försäkring
• Löpande kompetensutveckling och utbildning för våra medarbetare.

• Vi ser hållbarhet som en självklar och nödvändig förutsättning för både vår egen och våra kunders verksamheter och arbetar därför med hållbarhetsfrågan i hela vår verksamhet och i vår affärsmodell.
• Ständig fortbildning av personalen för att ge bästa möjliga service till våra kunder.
• Löpande utvärdering av vårt arbete genom t ex dialog med kunder och intern kvalitetssäkring.
• Vi står på egna ben och har de resurser som behövs för den verksamhet vi bedriver.
• Ständig utveckling av tjänsten för att möta nya regler, nya behov och ny teknik.